صرفه جویی در ثانیه بهتر از ساعت است

افیا تقریباً هشت سال، تقریباً هر روز را پشت دیواری از صفحه‌های رایانه می‌نشینم. من یک معامله گر با فرکانس بالا بودم و کارم ساختن الگوریتم هایی بود که میلیاردها دلار سهام را با سرعت میکروثانیه مبادله می کرد و سعی می کرد کسری از یک سنت تفاوت قیمت های ریاضی را بدست آورد.

با گذشت زمان، این الگوریتم ها میلیون ها دلار سود برای بانکی که من در آن کار می کردم ایجاد می کرد. هر کاری که انجام دادم بر اساس ریاضیات و داده ها بود. من در مورد شرکت هایی که معامله می کردم به جز شاخص سهام آنها چیزی نمی دانستم و مهم نبود. همه چیز در مورد اعداد است.

در دنیای تجارت با فرکانس بالا، یک میکروثانیه به دست آمده یا از دست رفته می تواند معادل میلیون ها دلار سود یا زیان باشد. یادم می‌آید که در یک کنفرانس تلفنی با شرکت‌های مخابراتی، در مورد ارتفاع برج جدیدشان صحبت می‌کردم و سعی می‌کردم بفهمم که آیا واقعاً سیگنال مایکروویو را در مسیر بهینه بین شیکاگو و نیویورک ارسال می‌کند یا خیر. آن میکروثانیه ها بسیار مهم بودند.

این شغل درس های ارزشمند زیادی به من آموخت، اما چیزی که واقعا زندگی من را تغییر داد، تدریس است مقدار واقعی ثانیه

ببینید، اکثر مردم متوجه نیستند که هزاران فرصت کوچک در اطراف آنها برای صرفه جویی در زمان وجود دارد. و درست مانند کسری از یک پنی که الگوریتم‌های من تولید می‌کنند، این صرفه‌جویی‌های اندک در زمان می‌تواند در طول زمان (و در بین گروه‌های مردم) به چیزی مهم تبدیل شود.

امروز، من سخنران، نویسنده پرفروش وال استریت ژورنال هستم پخش شدن: چگونه تیم ها می توانند از سیستم ها و ابزارها برای جلوگیری از غرق شدن در کار استفاده کنند، و مدیر عامل شرکت Leverage، یک شرکت آموزش عملکرد. من و تیمم به هزاران سازمان، از شرکت های هفت رقمی گرفته تا فورچون ده کمک کرده ایم تا عملکرد خود را بهبود بخشند و در عین حال فرسودگی شغلی، استرس، و از دست دادن کار را کاهش دهند.

من معتقدم که اکثر مشتریانی که با آنها کار می کنیم به دنبال برنده های جدی به ما مراجعه می کنند. آنها می خواهند چند ساعت در یک فرآیند صرفه جویی کنند یا ابزار جدیدی را پیاده سازی کنند که روزهای هفته را صرفه جویی کند. آنها به دنبال افرادی هستند که بازی را تغییر دهند.

و در حالی که می‌توانیم با بهینه‌سازی سیستم‌هایی مانند ایمیل، اسلک، تیم‌های مایکروسافت، نرم‌افزار مدیریت پروژه و موارد دیگر، به سرعت در ساعات زیادی در هفته صرفه‌جویی کنیم… واقعیت تاسف بار این است که ابزارهای صرفه‌جویی زیادی در زمان وجود دارد که «بازی» را تغییر می‌دهند. این فرصت ها وجود دارد و البته باید در اولویت قرار گیرند. اما در اکثر سازمان ها (و در زندگی روزمره اکثر مردم) تعداد محدودی از این موقعیت ها وجود دارد.

اتفاقی که می افتد چیزی است که اکثر مردم آن را درک نمی کنند بعد از این صرفه جویی در زمان اولیه یافت می شود. در دراز مدت چه اتفاقی می افتد؟ چگونه این پیشرفت را حفظ می کنید و سال به سال در زمان صرفه جویی می کنید؟

من متوجه شده ام که فرصت های تقریبا بی پایانی برای صرفه جویی در زمان وجود دارد، اما بیشتر مردم آنها را نادیده می گیرند یا آنها را نمی بینند. نکته کلیدی این است که یاد بگیرید ارزش این فرصت های به ظاهر کوچک را بشناسید و چشمان خود را به روی آنها باز کنید. چون هستند هر کجا.

مغز من اینطوری کار میکنه اگر بتوانم ده ثانیه در فرآیندی که ده بار در روز اتفاق می افتد صرفه جویی کنم، یک دقیقه و 40 ثانیه در روز صرفه جویی می شود. این باعث شد ده ساعت در سال صرفه جویی شود. اگر ده فرصت مشابه پیدا کنم، 100 ساعت از من صرفه جویی خواهد شد.

صدها، اگر نگوییم هزاران، از این فرصت ها در زندگی همه ما وجود دارد. و نه تنها در دسترس ما هستند، بلکه اجرای آنها معمولاً بسیار آسان است. با این حال، اکثر ما آنها را ساکت نگه می داریم، زیرا به قدرت یک ثانیه فکر نمی کنیم.

در اینجا مثالی آورده شده است که برای اکثر افرادی که این مطلب را می خوانند کاربرد دارد. یکی از کارهایی که شرکت من انجام می دهد این است که کارکنان را آموزش می دهد تا از ایمیل به طور موثرتر استفاده کنند. ما بهترین شیوه های مختلف را آموزش می دهیم، اما یک نکته بسیار ساده استفاده از میانبرهای صفحه کلید است. ممکن است چیز کوچکی به نظر برسد، اما ما دریافتیم که به طور متوسط، فشار دادن کلید “E” برای بایگانی ایمیل به جای حرکت دادن ماوس برای کلیک کردن روی دکمه آرشیو، حدود دو ثانیه در هر ایمیل صرفه جویی می کند.

طبق بررسی هاروارد بیزینس ریویو، یک کارمند اداری به طور متوسط ​​روزانه حدود 120 ایمیل دریافت می کند. این بدان معنی است که اگر به میانبر صفحه کلید بروید، می توانید چهار دقیقه از روز خود را به عقب برگردانید. یعنی 20 دقیقه در هفته کاری یا 16 ساعت و 40 دقیقه در سال!

بنابراین، تنها با استفاده از یک دکمه روی صفحه کلید خود، می توانید دو روز کاری کامل در سال را صرفه جویی کنید. و این حتی استفاده از ایمیل خارج از محل کار را نیز به حساب نمی آورد. وقتی این واقعیت را در نظر بگیرید که این فقط یکی از میانبرهای صفحه کلید است، و میانبرهای صفحه کلید تنها یکی از بسیاری از استراتژی‌هایی هستند که می‌توانند شما را در چند ثانیه صرفه‌جویی کنند، می‌بینید که چرا من اینقدر به آن علاقه دارم.

در اینجا چند مثال ساده دیگر از زندگی روزمره آورده شده است:

حالا اگر با استفاده از تبلت هر روز 20 ثانیه صرفه جویی کنید، این معادل دو ساعت در سال است. این به خودی خود واقعاً شگفت انگیز نیست، اما وقتی با سایر تاکتیک های مشابه ترکیب شود، می توانید ارزش واقعی را ببینید. این یک تغییر ذهنی کلیدی است که باید اتفاق بیفتد. یک تغییر کوچک ناچیز است، اما تعداد زیادی از تغییرات کوچک می تواند تفاوت بزرگی ایجاد کند.

همچنین با توجه به اینکه ما به طور متوسط ​​سالانه 2000 ساعت کار می کنیم، صرفه جویی در دو ساعت در سال مانند 1% بهره وری در محل کار است.

این نوع تفکر واقعاً در محل کار می درخشد، جایی که عواقب آن توسط یک تیم کامل از افراد ترکیب می شود. اگر بخواهید میانبر ایمیل قبلی را به یک تیم ده نفره بفرستید، به مجموع 167 ساعت ذخیره شده در سال اضافه می شود. اگر میانگین نرخ را 50 دلار در ساعت در نظر بگیرید، فقط با استفاده از میانبر صفحه کلید بیش از 8000 دلار صرفه جویی خواهید کرد.

تقریباً هر شغلی شامل نوعی تکرار است. هر کاری که چندین بار در روز یا هفته در محل کار خود انجام می دهید به احتمال زیاد می تواند بهینه شود – و اگر در چند ثانیه فکر کنید انجام آن آسان است. به عنوان مثال، ابزاری مانند Zapier به شما اجازه می دهد تا اتوماسیون های سفارشی بین نرم افزار ایجاد کنید. این می تواند کارهای ساده ای را انجام دهد که در غیر این صورت باید به صورت دستی انجام شود – ابزاری فوق العاده مفید برای صرفه جویی در ثانیه (و گاهی اوقات ساعت).

فرض کنید می خواهید هر پست جدید در وبلاگ شرکت خود را برای تیم خود در Slack ارسال کنید. تنها در چند دقیقه، می‌توانید یک اتوماسیون ایجاد کنید که در آن هر زمان که یک پست وبلاگ منتشر می‌شود، Zapier پیوندی را به کانال Slack ارسال می‌کند. اکنون به جای صرف 30 ثانیه برای انجام آن به صورت دستی، به صورت خودکار انجام می شود.

و این نه تنها برای کارگران دانشی صدق می کند. روز دیگر اسموتی سفارش دادم و متوجه شدم که کارمند مجبور شد حدود سه فوت از مخلوط کن فاصله بگیرد تا پوست موز را در سطل زباله بیندازد. به این نکته اشاره کردم که اگر فقط سطل زباله را کنار مخلوط کن جابه جا کند، می تواند هر بار که اسموتی درست می کند چند ثانیه صرفه جویی کند.

وقتی شروع به جستجوی این صرفه جویی در زمان می کنید، متوجه خواهید شد که آنها در اطراف شما هستند. مشکل این است که بسیاری از ما آنقدر در انجام کارها به روشی که همیشه انجام می دادیم ریشه دوانده ایم که به دنبال آنها نمی گردیم. پس از کار با هزاران تیم، می توانم از نزدیک به شما بگویم که هیچ کس نمی خواهد روش کار خود را تغییر دهد. حداقل در ابتدا می تواند ناامید کننده، دشوار و خسته کننده باشد. اما به محض اینکه از اولین مانع عبور کردید و شروع به پذیرش اینکه راه‌های بهتری برای انجام کارها وجود دارد، دنیایی از احتمالات را در اختیارتان قرار خواهید داد.

و در حالی که به دست آوردن تعداد زیادی برد کوچک در زندگی روزمره شما می تواند مهم باشد، چیزهای بیشتری در این زمینه وجود دارد. تصور کنید اگر همه در سازمان این ذهنیت را اتخاذ کنند. تصور کنید اگر تمام خانواده شما این کار را انجام دهند. اگر گروه ها به طور کلی این نوع تفکر را اتخاذ کنند، می تواند یک تغییر واقعی بازی باشد.

و همه چیز با شناخت ارزش واقعی یک ثانیه شروع می شود.